Continuamos a refletir sobre processos

 

Na continuação da reflexão sobre a importância de criar processos, transversais a toda a equipa, de forma que todos saibam bem onde começam os seus deveres e onde começam as obrigações dos outros, faz sentido pensar também sobre padrões e repetibilidade. De forma um pouco simplista, os processos devem coerentes com os valores da empresa, e devem-se prolongar no tempo, para que todos conheçam as regras e as sigam, a alteração constante dos processos cria instabilidade, insegurança e desconfiança na equipa.

Se quando pensamos no funcionamento de uma fabrica consideramos que não há outra forma de ter resultados, quando olhamos para um prestador de serviços podemos ter mais dificuldade em visualizar processos e reconhecer a sua importância, contudo é a execução consistente e eficiente que garante serviços de qualidade e a padronização dos processos é importante para o controle dos custos uma vez que otimiza o uso dos recursos.

A padronização dos processos na empresa maximiza a eficiência, permite ter resultados consistentes, é mais fácil para a gestão de topo analisar os resultados e interpretar os desvios, melhora a qualidade do serviço que é entregue ao cliente, evita desperdícios, nomeadamente de tempo, aumenta a responsabilização individual, facilita a disseminação do conhecimento e da informação e o cumprimento das regulamentações.

Por outro lado, sabemos que um determinado processo, realizado sob as mesmas condições, produz resultados consistentes, logo, se a equipa de gestão definir os processos, sabe antecipadamente o nível da qualidade de serviço que está a implementar.   

Por ultimo, nas empresas mais pequenas existe pro vezes a vontade de não documentar os processos, sendo os mesmos passados verbalmente. A sua documentação garante a disseminação da informação por toda a equipa envolvida.

Cabe à gestão de topo fazer o controlo estatístico dos processos, ou seja, analisar o desempenho, identificar os desvios que podem criar entropias, resolver essas dificuldades e trazer sempre que possível inovação para os processos.

Uma ultima reflexão, muitas empresas pequenas são empresas familiares, em que estão integradas na estrutura os casais e depois os filhos, pelo que ser preciso coragem para que os processos sejam transparentes para todos, e que todos saibam colocar uma separação entre a vida familiar e o equilíbrio da empresa, desvalorizar processos em prol da estabilidade familiar, pode ter consequências a médio prazo, difíceis de reconverter.