Como organizar a semana em 10 minutos?

 

Temos vários tipos de semanas de trabalho, as que fluem como rios, e as que são verdadeiros furacões. Todos temos semanas assim, o pior é quando as semanas que são caóticas passam a ser um lugar-comum, de tal forma que achamos que já não é possível viver de outra forma, alguma coisa não vai estar bem connosco a médio/longo prazo.

Quando trabalhava em aviação tinha muito este problema, os aviões não esperavam e não era possível parar o tempo pelo que todo o impacto do stress era absorvido por mim. Durante uns anos, em que fui gestora de conta, o meu apoio, com quem fazia uma equipa extraordinária, tinha sempre o trabalho em dia e nunca a via em stress. E não era porque eu andava sempre de um lado para o outro, muitas vezes em viagem, era porque ela sabia gerir o tempo, e por isso geria o stress muito melhor do que eu. Foi nesse período, quando comparava a diferença entre mim e ela que percebi como é importante aprender a gerir o tempo.

Se tivermos uma planificação da semana de trabalho é mais fácil seguir a calendarização, mas para planificar a semana em primeiro lugar devemos escolher uma ferramenta onde registamos a planificação.

Eu uso o calendário da google desde o tempo em que trabalhava em equipa, porque é possível ter agenda partilhada, e é possível ter a nossa própria agenda pessoal, numa só ferramenta e sempre disponível no telemóvel, mas existem muitas alternativas disponíveis, online e offline. De seguida é preciso identificar e definir prioridades e então, registar a planificação da semana, que se deverá respeitar.

Ao longo do tempo é ir ajustando as tarefas e no final da semana, quando programamos a semana seguinte, perceber o que correu menos bem para não repetir os mesmos erros.  

Por exemplo, projetos grandes ou reuniões importantes podem ocupar mais tempo do que está previsto e guardar tempo para as deslocações, prevendo imprevistos como transito. Quando nos deslocamos para uma reunião é importante não chegar atrasado, o que não é muito simpático e não chegarmos com aquele ar de quem carrega um fardo de stress nas costas, o que causa um impacto pouco positivo.

Outra sugestão que vos deixo é que deixem pelo menos um bloco de tempo livre, para atividades que exigem mais concentração e que evitem prolongar o tempo de trabalho para o período do vosso tempo livre, em família.

Durante os períodos de maior concentração, fazer paragens regulares, de 5 ou 10 minutos quando sente que está a ficar demasiado cansado, e depois retomar. Pode ser mais produtivo do que chegar à exaustão total.

Se o tempo em família é importante, o tempo que dedicamos a nós próprios nunca deve ser deixado para segundo plano, para evitar cansaço extremo, reserve também tempo na agenda para si.