A importância de um sistema de trabalho na estratégia da empresa

 

Ontem ao final do dia falei com uma colega, ela começou a rir e disse - Na sexta-feira, na reunião de equipa vou-te entregar, tens de ir de férias o mais rapidamente possível.

Também me ri e dei-lhe razão, este ano foi avassalador e estou com o cérebro em ponto morto, mas fiquei a pensar no que ela me disse e hoje de manhã fiz uma lista de todos os momentos que tiveram mais impacto em mim nos últimos 12 meses, no final contei 24 momentos com muito impacto na minha vida, o que dá uma média no ultimo ano de 2 momentos impactantes por mês. Estas contas mostram várias certezas, uma que a minha vida mudou radicalmente, a outra que não tive sossego, e a que é talvez mais importante, só consegui lidar com tudo e manter resultados no trabalho porque tenho um sistema de trabalho, ou seja, para conseguir lidar com os desafios que nos surgem é fundamental termos uma base de suporte.

O que funciona na nossa vida privada também funciona na nossa empresa, por isso, quando criamos processos estamos a melhorar a eficiência, o que tem repercussões nos resultados, tanto no bem-estar da equipa como nos resultados financeiros.

Para além disso, quando criamos um sistema de trabalho na equipa, reduzimos os custos, melhoramos a comunicação, baixamos a dependência da estrutura, ou seja, criamos autonomia, a tomada de decisões por todos, o que quer dizer que um sistema eficaz aumenta a responsabilidade de todos, mas também o cumprimento dos regulamentos.     

Quando os sistemas criados estão bem definidos e entendidos por todos, a execução é mais rápida e com menos erros, ou seja, existe otimização do tempo e dos recursos, o que leva à eliminação de redundâncias.

Por outro lado, a criação de um sistema de trabalho claro para todos evita mal-entendidos, o que melhora bastante o ambiente de trabalho e a relação com os clientes. A melhoria do ambiente de trabalho não quer dizer a desresponsabilização, pelo contrário, sistemas eficazes garantem o cumprimento de todas as regras, evitando riscos e desentendimentos, internos e com os clientes.

A criação de sistemas eficazes de trabalho, não importando a dimensão da empresa, abrem assim espaço para as mudanças e criam abertura à inovação.

Para tudo isto resultar é necessário que se deixe de lado uma gestão de todo mais familiar e centrada numa gestão de pirâmide e que os gestores deleguem, não esperando resultados que sejam uma cópia do seu modelo de gestão, mas, com base em dados precisos e acessíveis, se tomem decisões estratégicas e assentes em resultados, que impulsionam o crescimento da empresa.

Um sistema de trabalho eficaz. É um sistema de trabalho também flexível, que permite uma adaptação natural às mudanças e às necessidades dos clientes, sem estar dependente de decisões da administração.